Så räknar du hem en automation innan du bygger den

Hur mäter du nuläget?

Be den som faktiskt utför processen att föra en enkel logg i en vecka: datum, hur lång tid, vad som gick fel. En vecka räcker för att se spridningen, och spridningen är viktigare än medelvärdet. En process som tar fem minuter normalt men fyrtio när något avviker har sitt värde i just de fyrtio.

Vilken tid ska räknas?

Det är inte bara handläggningstiden. Räkna med avbrottet: att bli avbruten i något annat, byta kontext, komma tillbaka. Den kostnaden är verklig även om den är obekväm att sätta siffror på. Räkna också med väntetiden i processen, alltså hur länge ärendet ligger stilla, om den påverkar kunden.

Vilka kostnader glöms bort?

Byggkostnaden är den lätta delen. Det här är de som brukar saknas i kalkylen:

• Förvaltning. Ett flöde behöver ses över när ett system uppdateras. Räkna med några timmar i månaden.
• Modellanrop. Kostar per token och skalar med volymen. Litet men inte noll, och lätt att tappa kontrollen över utan tak.
• Granskningen. Om tio procent går till manuell kontroll är det tio procent av tiden kvar, inte noll.
• Inlärningen. De första veckorna är träffsäkerheten lägre och någon måste titta på varje körning.
• Åtkomst och behörigheter. Ofta det som drar ut på tiden, och det är någon annans tid.

Hur ser hela kalkylen ut?

Fyra poster in, fyra poster ut. Ta fram talen i den här ordningen, så syns det tidigt om det inte bär.

Vilken återbetalningstid är rimlig?

Om automationen inte betalar av sig inom tolv månader bygger jag den inte. Det är en medvetet hård tröskel. Skälet är att en process som tar tre år att betala av sig ofta hinner ändras innan dess, och då har ni betalat för ett flöde som inte längre passar. Ligger det över två år är svaret nästan alltid att först förenkla processen i stället.

Finns det skäl att bygga även när kalkylen är svag?

Ibland är argumentet inte tid utan risk: att manuell inmatning ger fel som upptäcks av en kund, eller att processen bara finns i huvudet på en person. Det är legitima skäl att automatisera även när timkalkylen är svag. Men var ärlig med att det är det argumentet ni kör på, annars mäts projektet mot en besparing det aldrig var tänkt att leverera.